「同じ仕事をしているのに、あの人だけ終わるのが早い」
「自分は一生懸命やっているのに、なぜ仕事が終わらないんだろう？」
職場にいる仕事ができる人は、なぜ仕事が速いのでしょうか。
頭の回転が速いから。
経験が豊富だから。
特別な才能があるから。
もちろん、それも理由の一つかもしれません。
でも実は、仕事が速い人ほど、単純に作業スピードが速いとは限りません。
大きな違いは、
「迷う時間」「やり直す時間」「無駄な作業」が少ないことです。
つまり、仕事ができる人は速く手を動かしているというより、仕事が遅くなる原因を減らしているのです。
この記事では、仕事ができる人はなぜ仕事が速いのか、その理由と今日から取り入れられる仕事術を分かりやすく紹介します。
仕事ができる人はなぜ仕事が速い？結論は「迷いが少ない」
結論からいうと、仕事が速い人は、
「何をするか」を決めるまでが速い人です。
仕事が遅くなりやすい人は、作業そのものより、
「どれから始めよう」
「ここまで作り込んだほうがいいかな」
「このやり方で合っているかな」
と考えている時間が長くなりがちです。
一方、仕事が速い人は、
- 何を先にやるか
- どこまでやれば完成か
- 自分でやるべき仕事か
を早い段階で整理しています。
たとえば、1時間で終わる資料作成でも、着手するまでに30分迷えば、実際には1時間30分かかります。
反対に、最初の5分で方向性を決められれば、その後の仕事はスムーズです。
つまりこういうことです。
仕事の速さは「手を動かす速さ」だけではなく、判断にかかる時間まで含めて決まるのです。
理由1｜仕事が速い人は優先順位を先に決めている
仕事ができる人は、目の前にある仕事を順番に処理しているわけではありません。
まず、
「今、一番重要な仕事は何か？」
を考えます。
メールが届いたからメールを返す。
頼まれたからすぐ対応する。
簡単そうだから先に終わらせる。
こうした働き方をしていると、忙しく動いているのに、本当に重要な仕事が後回しになってしまいます。
仕事が速い人は、仕事を始める前に、
「今日中に終わらせる必要があるか」
「他の人の仕事にも影響するか」
「会社やお客様にとって重要か」
などを考えています。
たとえば、
午後に使う重要な会議資料と、翌週まででいい社内アンケートがあれば、先に会議資料を進めます。
当たり前に見えるかもしれません。
しかし仕事が増えるほど、この「当たり前」が難しくなります。
だからこそ、作業より先に優先順位を決めることが重要です。
仕事が速い人の特徴は、たくさんの仕事をしていることではありません。
重要な仕事から終わらせていることなのです。
理由2｜仕事ができる人は100点を目指しすぎない
意外と仕事を遅くしてしまうのが、完璧主義です。
誤解してはいけないのは、
「仕事が速い＝雑」
という意味ではありません。
仕事ができる人ほど、
その仕事に必要な完成度を考えています。
たとえば、社外に公開する重要な資料なら、細かい部分まで確認する必要があります。
一方、自分だけが使うメモなら、きれいなレイアウトに30分かける必要はありません。
ところが、すべての仕事を同じように100点にしようとすると、時間はいくらあっても足りません。
仕事が速い人は、
「これは90点まで仕上げる仕事」
「これは70点で十分」
と、無意識に時間の配分を変えています。
特に注意したいのが、
「念のため」の作業です。
念のため資料を追加する。
念のため文章を何度も読み返す。
念のためデザインを整える。
もちろん必要な確認は大切です。
しかし、その作業が成果につながっているのかは、一度考える価値があります。
仕事ができる人はなぜ仕事が速いのか。
その答えの一つが、必要以上に仕事を大きくしないからです。
理由3｜仕事が速い人は毎回ゼロから考えない
仕事が速い人ほど、実は「楽をする仕組み」を持っています。
たとえば、
よく送るメールにはテンプレートを作る。
毎月作る資料はフォーマットを残す。
定型作業はチェックリストにする。
過去の資料を整理して、すぐ使える状態にしておく。
このように、一度やった仕事を次に使い回せる形にしているのです。
仕事が遅くなりやすい人は、同じような仕事でも毎回、
「前はどうやったっけ？」
「どこに資料があったかな？」
とゼロから考えてしまいます。
1回の差は5分でも、毎日積み重なると大きな差になります。
たとえば、毎日10分短縮できれば、20営業日で200分。
1か月で3時間以上です。
仕事の効率化というと、難しいツールを導入するイメージがありますが、必ずしも必要ありません。
「次に同じ仕事をするとき、もっと簡単にできないか？」
と考えるだけでも十分です。
仕事ができる人は、仕事を終わらせるだけではなく、次回の仕事まで速くしているのです。
まとめ｜仕事を速くしたいなら、まず「1つだけ」変えてみよう
仕事ができる人はなぜ仕事が速いのか。
ポイントを整理すると、大きな違いは次の3つです。
- 優先順位を先に決める
- 必要以上に100点を目指さない
- 同じ仕事を仕組み化する
つまり、仕事が速い人は、人より猛烈なスピードで働いているわけではありません。
迷う時間、無駄な作業、やり直しを減らしているのです。
もし今、
「仕事が遅いかもしれない」
「毎日仕事が終わらない」
と感じていても、すべてを一気に変える必要はありません。
今日からできることは3つです。
1つ目、朝に「今日一番重要な仕事」を1つ決める。
2つ目、仕事を始める前に「どこまでできたら完成か」を決める。
3つ目、繰り返している仕事を1つだけテンプレート化する。
まずは、この中から1つだけ試してみてください😊
仕事を速くするコツは、
もっと頑張ることではなく、頑張らなくても進む形を作ること。
小さな見直しでも、毎日の仕事の負担は少しずつ変わっていきます。
