「毎日忙しいのに、なぜか仕事が終わらない」
「周りには、自分より仕事を抱えているのに早く帰る人がいる」
そんな疑問を感じたことはありませんか？
仕事が速い人を見ると、タイピングが速かったり、頭の回転が速かったりするように見えます。
でも実は、仕事が速い人ほど「やること」より「やらないこと」を決めています。
仕事を速くするために、すべての作業を高速化する必要はありません。
むしろ、
必要のない仕事を減らすこと
のほうが効果的な場合があります。
この記事では、仕事が速い人がしていない作業7選を、今日から実践できる形で分かりやすく紹介します。
仕事が速い人は「全部やる」をやめている
結論からいうと、仕事が速い人は、
重要ではない仕事に時間を使いすぎません。
仕事が遅くなる原因というと、
- パソコン操作が遅い
- スキルが足りない
- 集中力がない
などを想像しがちです。
もちろん、それらが影響することもあります。
しかし意外と見落とされやすいのが、そもそもやらなくてもいい作業をしていることです。
たとえば30分かかる資料作成を20分に短縮するより、その資料自体が不要なら、作らないほうが30分節約できます。
つまりこういうことです。
仕事のスピードは「速く処理する力」だけではなく、「処理する仕事を減らす力」でも決まります。
では、仕事が速い人は何をしていないのでしょうか。
仕事が速い人がしていない作業7選
1．目的の分からない資料を作り込まない
仕事が速い人は、資料をきれいにすること自体を目的にしません。
たとえば会議資料を作るときも、
「誰が読むのか」
「何を判断してもらうのか」
「どこまで作れば十分なのか」
を先に確認します。
一方で仕事に時間がかかると、
フォントを整える
↓
色を変更する
↓
グラフを微調整する
↓
文章表現を何度も直す
と、必要以上に完成度を上げてしまうことがあります。
もちろん重要な提案書なら細部も大切です。
しかし社内確認用の資料まで100点を目指す必要はありません。
目的に必要な完成度を見極めることが重要です。
2．メールやチャットを常に確認しない
メールが届くたびに開く。
チャットが鳴るたびに返信する。
一見、仕事が速そうに見える行動ですが、集中している仕事を何度も中断する原因になります。
仕事が速い人は、緊急性の低い連絡について、
「確認する時間をある程度まとめる」
という考え方をします。
たとえば、
「資料を30分作る」
と決めたら、その間はチャットを見ない。
終わったところで連絡を確認する。
これだけでも、仕事を切り替える回数を減らせます。
返信速度よりも、集中できる時間を守ることが大切です。
3．すべての仕事を自分で抱え込まない
仕事が速い人は、
「自分でやったほうが早い」
を繰り返しません。
確かに1回だけなら、自分でやったほうが速い仕事もあります。
しかし毎週、毎月発生する仕事まで抱えてしまうと、仕事量は増え続けます。
そこで、
- 他の人に任せられないか
- テンプレート化できないか
- 自動化できないか
- そもそも必要なのか
を考えます。
仕事ができる人ほど何でも自分でする、とは限りません。
自分がやるべき仕事に時間を使える状態を作ることも仕事術の一つです。
4．同じ作業を毎回ゼロから始めない
毎週送るメール。
毎月作成する資料。
定期的に確認するチェック項目。
仕事が速い人は、こうした繰り返し作業を毎回考え直しません。
たとえば、
- メールの定型文を作る
- Excelのフォーマットを作る
- チェックリストを残す
- 過去資料をテンプレート化する
といった仕組みを作ります。
10分の仕事を8分にするだけでも、年間100回行えば200分の削減です。
小さな効率化でも、繰り返す仕事では大きな差になります。
5．優先順位を決めずに仕事を始めない
出社したら、とりあえずメールを見る。
目についた仕事から片づける。
頼まれた順に処理する。
これでは、重要ではない仕事だけで午前中が終わることがあります。
仕事が速い人は、作業を始める前に、
「今日、本当に終わらせるべきものは何か」
を考えます。
おすすめは、朝に「今日終わらせる仕事」を3つ程度決めること。
仕事が10個あっても、すべてが同じ重要度ではありません。
忙しいときほど、順番を決める時間を先に取ることが結果的な時短につながります。
6．分からないまま作業を進めない
「たぶん、こういう意味だろう」
と考えて仕事を始め、完成してから、
「思っていたものと違う」
と言われる。
これほどもったいない時間はありません。
仕事が速い人は、分からない部分を早めに確認します。
特に、
- 目的
- 締切
- 優先順位
- 完成イメージ
- 必要な情報
が不明確なら、最初に確認しておくほうが効率的です。
5分の確認を惜しんで、1時間のやり直しを発生させない。
これも仕事を速くする重要な考え方です。
7．100点になるまで仕事を手放さない
最後は、完璧主義です。
仕事が丁寧な人ほど、
「もう少し直したほうがいいかも」
「念のためもう一度確認しよう」
と、完成した仕事をなかなか手放せないことがあります。
もちろん数字や契約内容など、間違えてはいけない部分は確認が必要です。
一方、すべての仕事を100点にする必要はありません。
社内の相談資料なら70〜80点で一度見せ、方向性を確認してから修正したほうが速い場合もあります。
仕事が速い人は、
「何点まで仕上げれば次に進めるのか」
を考えています。
仕事を速くしたいなら「やること」ではなく「減らすこと」を考える
ここまで紹介した7つを整理すると、仕事が速い人がしていない作業は次のとおりです。
- 目的の分からない資料を作り込まない
- メールやチャットを常に確認しない
- すべての仕事を自分で抱え込まない
- 同じ作業を毎回ゼロから始めない
- 優先順位を決めずに仕事を始めない
- 分からないまま作業を進めない
- 100点になるまで仕事を手放さない
共通しているのは、
「頑張って速くする」のではなく、「無駄を減らして速くする」
という考え方です。
1時間かかっている仕事を50分で終わらせる方法だけを探すのではなく、
「そもそも、この仕事は必要？」
と考えてみましょう。
仕事そのものをなくせれば、最も大きな時短になります。
まとめ｜まずは「やめられる仕事」を1つ探してみよう
仕事が速い人になるために、特別な能力が必要とは限りません。
大切なのは、
「もっと頑張ろう」ではなく、「何を減らせるだろう」と考えること。
資料の作り込み。
メールの頻繁な確認。
毎回繰り返している入力作業。
必要以上のチェック。
普段の仕事を振り返ると、意外と減らせるものが見つかります。
まずは今日、
「この作業、本当に毎回やる必要がある？」
と1つだけ確認してみてください😊
全部を一気に変える必要はありません。
10分の無駄を1つ減らすだけでも、それを毎日続ければ仕事の余裕は少しずつ増えていきます。
